Un programa de gestión hotel, o “programa gestión hotel”, es crucial para automatizar y mejorar las operaciones diarias de cualquier tipo de alojamiento. En este artículo descubrirás qué es un PMS, sus principales funciones y cómo puede transformar la administración de tu hotel con un programa gestión hotel. Además, revisaremos las mejores opciones de software para 2024 en el ámbito de programa gestión hotel.
Puntos Clave
Un programa de gestión hotelera (PMS) es esencial para automatizar y optimizar las operaciones diarias, incluyendo reservas, check-in y check-out, gestión de tarifas y facturación, todo accesible desde la nube.
Las funciones clave de un PMS hotelero abarcan desde la gestión centralizada de reservas y disponibilidad hasta el procesamiento de pagos y la generación de informes detallados, incrementando la eficiencia operativa y financiera.
Los mejores PMS en 2024, como Cloudbeds, Opera PMS y RoomRaccoon, ofrecen soluciones integrales que incluyen gestores de canales, motores de reservas y automatización de la contabilidad, adaptándose a las diversas necesidades de los establecimientos hoteleros.
¿Qué es un programa de gestión hotel?
Un programa de gestión hotelera (PMS) es una herramienta esencial para automatizar y optimizar las operaciones diarias en hoteles, hostales y otros alojamientos. Este software hotelero permite controlar, organizar y realizar de manera sencilla actividades críticas como:
Las reservas
El check-in y check-out
La asignación de habitaciones
La gestión de tarifas
La facturación
Los PMS modernos funcionan como plataformas de gestión integral en la nube, intuitivas y adaptables a las diferentes necesidades de cada establecimiento. Esto significa que los hoteleros pueden acceder a la información y gestionar sus operaciones desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que tengan una conexión a internet. Además, estos sistemas se han vuelto cada vez más sofisticados, integrándose con otros servicios para ofrecer una experiencia sin contacto y eficiente para los huéspedes.
En esencia, un PMS actúa como el cerebro del hotel, centralizando todas las operaciones y permitiendo a los hoteleros centrarse en lo más importante: ofrecer una experiencia inolvidable a sus huéspedes. La evolución de estos sistemas ha sido clave para mejorar la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente en la industria hotelera.
Funciones esenciales de un PMS hotelero
Un PMS hotelero gestiona aspectos clave como:
Reservas
Tarifas
Disponibilidad de habitaciones
Procesamiento de pagos y facturación
Proporciona informes detallados para mejorar la toma de decisiones estratégicas.
Estas funciones esenciales optimizan la administración y aumentan la eficiencia y rentabilidad del hotel.
Panel de control centralizado
Un panel de control centralizado proporciona información crítica como el estado de habitaciones, ocupación, llegadas y salidas en una interfaz fácil de usar. Este panel interactivo permite a los hoteleros modificar y mover reservas directamente, optimizando la gestión de ocupación y mejorando la eficiencia operativa.
Cloudbeds, por ejemplo, ofrece informes centralizados que permiten ver un resumen de ocupación diaria, ingresos, cancelaciones y mucho más, facilitando la toma de decisiones informadas.
Gestión de reservas y disponibilidad
Un calendario interactivo de reservas facilita la visualización de disponibilidad y permite la optimización de planes de reserva. Este módulo permite:
Visualizar la disponibilidad de habitaciones en tiempo real
Asignar habitaciones a los clientes
Mejorar la precisión en la gestión de reservas
Evitar el overbooking
Utilizar un calendario interactivo de reservas ofrece una forma eficiente de administrar las reservas y garantizar una experiencia satisfactoria para los clientes.
Además, el control de inventario del PMS ayuda a llevar un registro preciso del stock en habitaciones y otros servicios como restaurantes, asegurando que todos los recursos del hotel se gestionen de manera óptima.
Procesamiento de pagos y facturación
Un procesador de pagos integrado ofrece varias ventajas, entre ellas:
Agiliza pagos, facturación electrónica y contabilidad
Reduce errores manuales
Produce informes precisos
Los módulos de facturación emiten facturas automáticas
Facilita el seguimiento de ingresos y gastos para una mejor contabilidad
Esta centralización de funciones ofrece varios beneficios:
Ahorra tiempo
Mejora la precisión y eficiencia de los procesos financieros del hotel
Permite a los gestores concentrarse en otras áreas críticas del negocio.
Ventajas de utilizar un software de gestión hotelera
Un PMS integrado facilita la gestión del hotel, ahorra tiempo, evita posibles fallos, automatiza funciones y mejora la experiencia del cliente. Además, proporciona informes diarios precisos sobre ganancias, operaciones y marketing, facilitando la toma de decisiones basadas en datos.
Ahorro de tiempo y reducción de errores
Un PMS automatiza tareas administrativas y conecta todos los departamentos del hotel, reduciendo significativamente el tiempo invertido y los errores manuales. Los PMS modernos están incorporando inteligencia artificial para automatizar tareas de servicio al cliente, como el uso de chatbots que responden consultas y solicitudes simples las 24 horas del día.
Además, un channel manager facilita la gestión de todos los canales de reserva desde un único lugar, ahorrando tiempo y esfuerzo. Cuando los programas no están totalmente integrados, la gestión manual de reservas genera errores y un derroche de tiempo.
Mejora de la experiencia del huésped
Simplificar el proceso de check-in y check-out mediante un software de gestión hotelera aumenta la satisfacción del cliente. El check-in y check-out automatizado permite realizar estas operaciones desde dispositivos móviles, mejorando la eficiencia y la experiencia del cliente.
QuoHotel for Guest ofrece funcionalidades como:
El check-in online y Fast Check-in para agilizar la entrada en el hotel.
Las aplicaciones móviles para hoteles permiten a los huéspedes realizar el check-in o check-out desde sus dispositivos móviles.
Las llaves digitales aceleran el proceso de registro y aumentan la seguridad en los hoteles.
Los PMS mejoran la comunicación y los servicios adicionales, contribuyendo a la fidelización de los clientes. Gestionar los datos del cliente adecuadamente permite ofrecer una estancia más adaptada a sus gustos y necesidades. El sistema debe manejar eficientemente tareas repetitivas, mejorando la experiencia del huésped.
Los sistemas de gestión de propiedades están utilizando análisis de datos avanzados para proporcionar recomendaciones personalizadas a los huéspedes basadas en sus preferencias y comportamientos previos.
Incremento de la rentabilidad
Un PMS en la nube ofrece la posibilidad de aumentar RevPAR y ADR mediante la gestión eficaz de tarifas y asignación de habitaciones. La gestión de tarifas permite establecer y ajustar precios de habitaciones según la demanda y temporada.
Los PMS modernos incluyen herramientas de revenue management que permiten optimizar los ingresos ajustando tarifas según la demanda. Cloudbeds ofrece una herramienta de gestión de precios que incluye un gestor de tarifas y alertas automatizadas basadas en reglas. La integración con un sistema de gestión de ingresos (RMS) permite optimizar estrategias de precios para maximizar beneficios y ocupación.
El channel manager ayuda a optimizar la distribución en múltiples plataformas y aumentar las reservas hasta en un 40%.
Los mejores programas de gestión hotelera en 2024
Algunos de los mejores PMS en 2024 incluyen Cloudbeds, Opera PMS y RoomRaccoon, cada uno con sus propias características y funcionalidades.
Cloudbeds
Cloudbeds ha sido reconocido como el mejor PMS hotelero en los HotelTech Awards 2023. Este sistema ofrece un conjunto de herramientas unificadas que incluyen:
PMS
Channel manager
Motor de reservas
Herramienta de gestión de ingresos
El channel manager de Cloudbeds se conecta con un número ilimitado de canales de OTA y mercados online sin comisión adicional, asegurando una amplia visibilidad y optimización de las tarifas.
El motor de reservas online de Cloudbeds está diseñado para:
Aumentar las reservas directas recibidas en el sitio web del hotel
Eliminar la necesidad de pagar comisiones a terceros
Mejorar la rentabilidad del negocio.
Opera PMS
Opera PMS es un software hotelero basado en la nube utilizado por hoteles de todos los tamaños para gestionar la disponibilidad de habitaciones y precios en los diferentes canales de distribución. Este sistema es accesible para usuarios y huéspedes de distintos países, ya que ofrece soporte para múltiples idiomas y divisas, lo cual es esencial para alojamientos que reciben huéspedes de todo el mundo.
Además, Opera PMS se integra con sistemas de pago seguros, garantizando la protección de los datos financieros y personales de los huéspedes y proporcionando una experiencia de pago sin complicaciones.
RoomRaccoon
RoomRaccoon es ideal para propiedades independientes y ofrece una solución integral que incluye automatización de la contabilidad y una solución de ventas adicionales. Esta automatización mejora la eficiencia en la gestión financiera y facilita la gestión de reservas y la disponibilidad en tiempo real de alojamiento.
Además, RoomRaccoon permite incrementar los ingresos mediante una solución de ventas adicionales, ofreciendo a los huéspedes servicios y productos adicionales durante su estancia. Con estas características, RoomRaccoon se posiciona como una opción atractiva para pequeños hoteles y hostales que buscan optimizar su operativa y aumentar su rentabilidad.
Cómo elegir el mejor PMS para tu hotel
La elección de un PMS depende del tamaño y tipo de propiedad hotelera, las funcionalidades requeridas y el presupuesto disponible. Es fundamental considerar estos factores para asegurarse de que el sistema seleccionado pueda satisfacer las necesidades específicas del establecimiento y contribuir a su éxito operativo.
Considera el tamaño y tipo de tu propiedad
La funcionalidad requerida de un PMS puede variar significativamente en función del tamaño y tipo de propiedad hotelera. Por ejemplo, un pequeño hostal puede necesitar un sistema que facilite la gestión basada en camas, mientras que un gran hotel de lujo puede requerir funcionalidades avanzadas como la gestión de eventos y conferencias.
El grado de personalización que ofrece un proveedor es crucial para satisfacer las necesidades específicas de diferentes tipos de alojamientos. Por tanto, es esencial asegurarse de que el proveedor del PMS pueda ofrecer la personalización necesaria para la propiedad en cuestión.
Evaluación de funcionalidades y módulos
Es fundamental elegir un PMS con el conjunto de funciones más adecuado para gestionar la propiedad de manera eficiente. Los módulos de un PMS incluyen la gestión de inventario de habitaciones, seguimiento de disponibilidad en tiempo real, y administración de tarifas y precios. Un sistema escalable y modular permite añadir nuevos módulos y herramientas con el tiempo, adaptándose a las necesidades cambiantes del hotel.
Un sistema de procesamiento de pagos eficiente debe aceptar la mayoría de las tarjetas de crédito y estar integrado con un sistema TPV, asegurando una operación fluida y sin inconvenientes.
Presupuesto y modelo de precios
Al elegir un PMS, es crucial evaluar el costo total de propiedad, incluyendo licencias, mantenimiento y actualizaciones. Las soluciones de PMS pueden basarse en modelos de precios de comisiones sobre reservas o una cuota mensual fija.
Comparar estos modelos de precios ayuda a identificar la opción más rentable teniendo en cuenta todos los costos involucrados. Evaluar detalladamente estos aspectos financieros es clave para tomar una decisión informada que beneficie al hotel a largo plazo.
Integraciones importantes en un software de gestión hotelera
La integración total de los diferentes sistemas de software en un hotel reduce significativamente los errores y el tiempo de gestión manual. Un PMS debe ser capaz de integrarse con otros sistemas y plataformas utilizadas por el hotel para evitar lidiar con demasiados proveedores.
Es importante explorar las integraciones front y back office que ofrece cada PMS para evaluar su compatibilidad con las necesidades específicas del establecimiento.
Channel manager
Implementar un PMS permite gestionar de manera eficiente los canales de distribución, conectándose fácilmente a un channel manager que anuncia el hotel en diversas OTA. Un software de gestión hotelera que integre motor de reservas, channel manager y PMS elimina casi por completo los errores, reduciendo el riesgo de overbooking y asegurando un control total sobre reservas y cancelaciones.
La sincronización bidireccional del channel manager asegura:
Que las nuevas reservas se actualicen en el PMS en tiempo real
Evitando el overbooking
Mejorando la visibilidad online del hotel
Generando más reservas y beneficios.
Motor de reservas online
Es importante elegir un software PMS con un motor de reservas sin comisiones porque permite obtener reservas directas en la web del hotel, una fuente valiosa de ingresos. Los sistemas de gestión hotelera mejoran la visibilidad online del hotel al permitir integrar motores de reservas y portales para clientes en la página web del hotel.
Un motor de reservas integrado elimina problemas de integración y asegura que no se paguen comisiones por las reservas directas realizadas desde el sitio web del hotel, mejorando así la rentabilidad. Además, este motor debe ser fácil de usar y estar optimizado para dispositivos móviles, asegurando una carga rápida y una experiencia de usuario satisfactoria.
API abierta
Una API abierta es una interfaz de programación de aplicaciones que permite que diferentes software y aplicaciones se comuniquen entre sí, facilitando la integración con otras herramientas y aplicaciones de terceros. Una API abierta bien documentada permite a los desarrolladores crear herramientas personalizadas según las necesidades específicas del hotel, mejorando su operatividad.
Con una API abierta, es posible sincronizar las nuevas herramientas personalizadas con el sistema de gestión hotelera (PMS), asegurando una integración fluida y eficiente.
Innovaciones tecnológicas en los PMS modernos
La digitalización está rediseñando la experiencia hotelera, creando estancias personalizadas para los huéspedes. Algunas tecnologías en habitaciones que mejoran la personalización del entorno son:
Interfaces táctiles
Comandos de voz
Asistentes virtuales
Televisores inteligentes
Estas tecnologías aumentan la comodidad y la entrega de información personalizada.
La realidad aumentada y WiFi 6 son otras innovaciones que están mejorando significativamente la experiencia del cliente.
Inteligencia artificial y análisis de datos
La inteligencia artificial en la industria hotelera puede analizar grandes cantidades de datos para sacar conclusiones importantes sobre los clientes, ayudando a mejorar el rendimiento general del hotel. El uso de una solución de análisis de datos facilita la identificación de oportunidades y la mejora de la eficiencia.
Las plataformas de IA ayudan a los hoteles a clasificar los datos recopilados a través de encuestas y reseñas en línea, lo que permite una mejor comprensión de las opiniones y necesidades de los huéspedes. Además, la inteligencia artificial anticipa las necesidades de los huéspedes, elevando su experiencia personalizada en la plataforma.
Soluciones móviles
Las aplicaciones móviles en la gestión hotelera permiten el control de operaciones desde cualquier lugar, ofreciendo flexibilidad y eficiencia. Un buen software de gestión hotelera debe facilitar la conexión con aplicaciones móviles para mejorar la gestión y administración del hotel desde cualquier lugar.
Las soluciones móviles en los PMS modernos facilitan la gestión de reservas y la comunicación con los huéspedes desde cualquier lugar y en cualquier momento. Opera PMS, por ejemplo, permite gestionar habitaciones, tarifas y servicios en tiempo real desde cualquier lugar gracias a su aplicación móvil. Hotelogix también ofrece una aplicación móvil, además de otras herramientas como el motor de reservas online y el channel manager.
Resumen
En resumen, un PMS es una herramienta esencial para la gestión hotelera moderna, permitiendo automatizar y optimizar operaciones diarias, mejorar la experiencia del huésped y aumentar la rentabilidad del negocio. Los mejores programas de gestión hotelera en 2024, como Cloudbeds, Opera PMS y RoomRaccoon, ofrecen funcionalidades avanzadas que se adaptan a diferentes necesidades y tipos de propiedades.
Elegir el PMS adecuado depende de factores como el tamaño y tipo de propiedad, las funcionalidades requeridas y el presupuesto disponible. Además, las integraciones con otros sistemas y las innovaciones tecnológicas, como la inteligencia artificial y las soluciones móviles, son clave para maximizar la eficiencia y ofrecer una experiencia excepcional a los huéspedes.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un programa de gestión hotelera (PMS)?
Un programa de gestión hotelera (PMS) es una herramienta esencial para automatizar y optimizar las operaciones diarias en hoteles, facilitando tareas como la gestión de reservas, check-in/check-out, asignación de habitaciones y facturación. Es fundamental para la eficiencia en el sector hotelero.
¿Cuáles son las funciones esenciales de un PMS hotelero?
Las funciones esenciales de un PMS hotelero incluyen un panel de control centralizado, gestión de reservas y disponibilidad, procesamiento de pagos y facturación, y generación de informes detallados para mejorar la toma de decisiones estratégicas.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de gestión hotelera?
Utilizar un software de gestión hotelera ofrece ventajas como ahorro de tiempo, reducción de errores, mejora de la experiencia del huésped y gestión eficiente y centralizada de las operaciones hoteleras. Esto permite aumentar la rentabilidad del hotel.
¿Cómo elegir el mejor PMS para mi hotel?
Debes elegir el mejor PMS para tu hotel evaluando el tamaño, tipo de propiedad, funcionalidades requeridas y presupuesto, comparando opciones y costos totales de propiedad. Es fundamental considerar las funcionalidades y módulos disponibles al tomar una decisión.
¿Qué integraciones son importantes en un software de gestión hotelera?
Las integraciones importantes en un software de gestión hotelera incluyen un channel manager, motor de reservas online y una API abierta para integración con otras herramientas. Estas garantizan una operación fluida y eficiente.