System zarządzania nieruchomością (PMS) to oprogramowanie niezbędne w branży hotelarsko-gastronomicznej. Efektywnie zarządzaj rezerwacjami, zameldowaniami i wymeldowaniami oraz zadaniami administracyjnymi. Ten artykuł pomoże Ci zrozumieć, czym jest PMS i dlaczego jest tak istotny w codziennym funkcjonowaniu hoteli każdej wielkości.
Najważniejsze punkty
PMS (system zarządzania nieruchomościami) to oprogramowanie niezbędne do sprawnego zarządzania hotelem, które automatyzuje zadania administracyjne, takie jak rezerwacje, zameldowanie i przydział pokoi.
Korzyści ze stosowania PMS obejmują uproszczenie procesów administracyjnych, poprawę obsługi klienta poprzez spersonalizowane usługi oraz zwiększenie sprzedaży poprzez optymalizację cen i dystrybucji.
Integracja PMS z narzędziami takimi jak silniki rezerwacji i menedżerowie kanałów jest kluczowa dla utrzymania płynnego działania, zapobiegania overbookingom oraz poprawy efektywności rezerwacji i zarządzania stawkami.
Definicja PMS-a
PMS, czyli system zarządzania nieruchomościami, to oprogramowanie zaprojektowane, aby pomóc hotelom efektywnie zarządzać rezerwacjami, zameldowaniem, wymeldowaniem i innymi zadaniami administracyjnymi. Od czasu ich pojawienia się pod koniec lat 70. XX w. systemy zarządzania nieruchomościami hotelowymi znacznie ewoluowały, od ekskluzywnych po duże sieci hotelowe, po niezbędne dla wszystkich rodzajów zakwaterowania, od małych hosteli po duże kurorty. W tym kontekście zastosowanie PMS w hotelach stało się niezbędne dla zapewnienia skutecznego zarządzania.
Pierwotny cel PMS pozostaje ten sam po 50 latach: pomóc hotelom działać wydajniej poprzez automatyzację ręcznych zadań administracyjnych. Obecnie hotelowy PMS nie ogranicza się tylko do zarządzania nieruchomościami; Oferuje także narzędzia usprawniające i automatyzujące procesy hotelowe, w tym systemy recepcyjne, systemy rezerwacyjne i channel managerów.
Dzisiejszy hotelowy PMS to kompleksowy program do zarządzania, służący do:
Zarządzaj zameldowaniami i wymeldowaniami
Przydziel pokoje
Komunikuj się z gośćmi
Sprawdzanie czystości
Zdefiniuj ceny
Twórz raporty
Krótko mówiąc, hotelowy PMS to kompleksowe rozwiązanie, które ułatwia codzienną działalność biznesową i poprawia komfort zarówno gości, jak i personelu hotelu.
Korzyści ze stosowania hotelowego PMS
Wdrożenie hotelowego PMS niesie ze sobą szereg korzyści, które mogą odmienić zarządzanie hotelem. Po pierwsze, umożliwia uproszczenie procesów, takich jak automatyczne generowanie raportów finansowych, znacznie zmniejszając obciążenia administracyjne i błędy ludzkie. Ta automatyzacja może również obniżyć koszty operacyjne, zmniejszając potrzebę interwencji człowieka.
Kolejną istotną korzyścią jest poprawa doświadczenia klienta. Dzięki PMS hotele mogą oferować mobilne systemy meldowania i wymeldowania oraz opcje w punktach sprzedaży, personalizując i różnicując doświadczenia gości. Dodatkowo hotelowy PMS ułatwia zbieranie danych o gościach, co pozwala oferować spersonalizowane usługi i zwiększać satysfakcję klientów.
Wreszcie hotelowy system PMS może zwiększyć przychody poprzez optymalizację cen i dystrybucji poprzez analizę przeszłych i obecnych danych. Wdrożenie PMS zapewnia również przewagę konkurencyjną, zapewniając dostęp do cennych informacji rynkowych w czasie rzeczywistym, umożliwiając hotelarzom podejmowanie świadomych i strategicznych decyzji.
Kluczowe funkcje PMS
Główne funkcje PMS obejmują szeroki zakres działań krytycznych dla działalności hotelu. Obejmują one:
Zarządzanie rezerwami
Recepcja i zameldowanie
Gospodarowanie
Administracja
Każdy z nich ma na celu poprawę wydajności i doświadczenia klienta.
Poniżej szczegółowo omówimy każdą z tych funkcji, dając jasny obraz tego, jak PMS może zmienić zarządzanie hotelem. Od efektywnego przydzielania pokoi i stawek po optymalizację zadań związanych z utrzymaniem porządku i konserwacją, PMS jest niezbędnym narzędziem w każdym nowoczesnym hotelu.
Zarządzanie rezerwami
Zarządzanie rezerwacjami to jedna z najważniejszych funkcji PMS. System ten umożliwia łatwe przesyłanie rezerwacji i zarządzanie nimi, sprawdzanie dostępności w czasie rzeczywistym oraz generowanie budżetów, maksymalizując obłożenie i przychody. Ponadto możesz definiować ceny i łączyć się z kanałami rezerwacji, dzięki czemu informacje są zawsze aktualne i synchronizowane.
Funkcje te umożliwiają hotelom efektywne zarządzanie stawkami i przydziałem pokoi w kanałach dystrybucji, optymalizując obłożenie i przychody. Integracja z systemem rezerwacyjnym pozwala na przyjmowanie rezerwacji bezpośrednio ze strony hotelu, poprawiając efektywność operacyjną i zadowolenie klientów.
Recepcja i zameldowanie
Funkcja odbioru i meldowania w PMS zapewnia:
Meldowanie i wymeldowywanie gości
Ułatwia zarządzanie płatnościami i zmianami pokoju
Umożliwia podgląd i aktualizację statusu rezerwacji pokoju
Meldowanie i wymeldowywanie gości
Przetwarzaj płatności
Zapewnia to płynną i wydajną pracę.
Dodatkowo PMS ułatwia wysyłanie formularzy i formularzy rejestracyjnych, usprawniając proces meldowania się i poprawiając doświadczenie gościa od chwili przybycia do hotelu. To nie tylko oszczędza czas pracowników recepcji, ale także zmniejsza ryzyko błędów administracyjnych.
Gospodarowanie
Moduł housekeeping w systemie PMS optymalizuje czynności porządkowo-konserwacyjne hotelu, planuje je i efektywnie przydziela pracownikom. System umożliwia dodawanie notatek z zajęć oraz sprawdzanie statusu przydzielonych zadań, dbając o to, aby wszystkie obszary hotelu były czyste i gotowe na przyjęcie gości.
Ta funkcja nie tylko poprawia wydajność personelu sprzątającego, ale także zapewnia gościom przyjemne wrażenia podczas pobytu. Możliwość sprawdzenia statusu zadań w czasie rzeczywistym zapewnia szybką reakcję na wszelkie zgłoszenia gości czy specjalne życzenia.
Administracja
Funkcja zarządzania w PMS obejmuje:
Automatyzacja zadań
Zarządzanie zapasami
Tworzyć raport
Dane do faktury
Oprócz fakturowania elektronicznego ułatwia zarządzanie bezpiecznymi i szybkimi płatnościami oraz integruje systemy punktów sprzedaży w celu centralizacji ważnych danych finansowych.
System zarządza również danymi klientów, stanem magazynowym i obłożeniem pomieszczeń, usprawniając zarządzanie zapasami i audyty. Możliwość generowania szczegółowych i spersonalizowanych raportów pozwala hotelarzom podejmować świadome i strategiczne decyzje, optymalizując operacje i maksymalizując efektywność.
Niezbędne integracje dla PMS
Niezbędne integracje dla PMS są niezbędne, aby zmaksymalizować jego wydajność i funkcjonalność. Technologia PMS ewoluowała, aby łączyć się z aplikacjami optymalizującymi zarządzanie:
Rezerwacje
Ceny
Reputacja w Internecie
przetwarzanie płatności kartą kredytową
Nowoczesne systemy PMS pozwalają na integrację z aplikacjami innych firm, dzięki czemu można łatwo zarządzać różnymi funkcjami hotelu z jednej platformy.
Do najważniejszych integracji zalicza się silnik rezerwacji oraz channel manager, co szerzej wyjaśnimy poniżej. Narzędzia te pozwalają hotelarzom synergicznie zarządzać dostępnością, rezerwacjami, odwołaniami i stawkami we wszystkich OTA, poprawiając efektywność operacyjną i doświadczenie gości.
Silnik rezerwacji
Integracja PMS z modułem rezerwacji umożliwia:
Natychmiastowa aktualizacja dostępności i rezerwacji w czasie rzeczywistym.
Przyjmuj rezerwacje bezpośrednio ze strony internetowej hotelu.
Natychmiast zaktualizuj informacje w PMS.
Upewnij się, że dane są zawsze synchronizowane.
Ta funkcja nie tylko poprawia efektywność operacyjną wynajmu, ale także zwiększa zadowolenie klientów, zapewniając płynną i bezproblemową rezerwację. Goście mogą sprawdzić dostępność w czasie rzeczywistym i błyskawicznie dokonać rezerwacji, co zmniejsza ryzyko overbookingu lub błędów w przydzieleniu pokoju.
Menedżer kanału
Integrując channel managera z PMS, hotele mogą zarządzać łącznością z OTA, takimi jak Expedia i Booking.com, a także zarządzać zapasami, stawkami i rezerwacjami GDS/OTA z poziomu samego PMS. Dzięki menedżerowi kanałów dostępność pokoi jest aktualizowana w czasie rzeczywistym na wszystkich połączonych kanałach, co pozwala uniknąć problemów z overbookingiem i maksymalizować obłożenie.
Channel manager może automatycznie importować rezerwacje dokonane poprzez kanały podłączone do PMS, upraszczając zarządzanie rezerwacjami i zapewniając, że wszystkie informacje są scentralizowane i aktualne. Integracja ta jest niezbędna dla każdego hotelu, który chce działać efektywnie i rentownie na konkurencyjnym rynku hotelarskim.
Jak wybrać odpowiedni PMS dla swojego hotelu
Wybór odpowiedniego systemu PMS dla Twojego hotelu to kluczowa decyzja, która może mieć znaczący wpływ na efektywność operacyjną i doświadczenie gości. Zanim zaczniesz szukać PMS, niezbędna jest ocena konkretnych potrzeb Twojej nieruchomości w celu określenia kluczowych wymagań. Definiując wymagania dla PMS, należy wziąć pod uwagę wielkość hotelu, typologię i specyficzne potrzeby.
Aby podjąć świadomą decyzję, niezbędne jest zbadanie rynku i porównanie opcji PMS. Dowiadując się, jakich kolegów używają PMS, prosząc o rekomendacje i sprawdzając recenzje online, możesz porównać opcje. Ponadto zamówienie bezpłatnych wersji demonstracyjnych lub wersji próbnych pomaga ocenić użyteczność i funkcjonalność systemu PMS.
Ważne jest również przeanalizowanie całkowitego kosztu posiadania PMS i rozważenie długoterminowego zwrotu z inwestycji. Sprawdź, czy PMS:
Podczas przechowywania danych stosuj standardy bezpieczeństwa
Bądź łatwy do nauczenia się i używania, aby zaoszczędzić na kosztach szkoleń
Zwiększ satysfakcję pracowników.
Wdrożenie PMS w chmurze
Przejście z tradycyjnych systemów PMS na rozwiązania oparte na chmurze umożliwiło hotelom większą wydajność, niższe koszty i lepszą wydajność. Rozwiązanie PMS w chmurze oferuje takie korzyści, jak szybkie wdrożenie, ciągłe aktualizacje i dostępność z dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym.
Oparta na chmurze hotelowa PMS pomaga obniżyć koszty IT, uprościć infrastrukturę oraz zaoszczędzić czas i pieniądze dzięki automatycznym aktualizacjom. Przetwarzanie w chmurze, zwane także SaaS (oprogramowanie jako usługa), umożliwia większą wydajność, niższe koszty, wyższą wydajność i niezawodność poprzez dostarczanie usług obliczeniowych przez Internet.
Platformy PMS natywne w chmurze oferują kilka korzyści:
Są bardziej elastyczne i elastyczne, a aktualizacje i konserwacja są przeprowadzane zdalnie.
To wdrożenie nie wymaga czasu oczekiwania, ponieważ użytkownicy są bezpośrednio na platformie i koordynują operacje i dystrybucję.
Pomagają w zarządzaniu i analizie działalności hotelarskiej.
Te korzyści sprawiają, że natywne w chmurze platformy PMS są świetną opcją dla hoteli.
Wyzwania i rozwiązania przy integracji PMS
Integracja PMS może wiązać się z kilkoma wyzwaniami, takimi jak:
Fragmentacja danych
Wiele profili gości
Podwójna praca
Wysoki koszt
Długie i frustrujące integracje
Integracja nowych technologii z przestarzałym systemem PMS może być powolna i kosztowna.
Jednak interfejsy API umożliwiają aplikacjom udostępnianie danych i komunikację między sobą, redukując błędy i zwiększając wydajność. Integracja dwukierunkowa ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia aktualności informacji i zapobiegania błędom, zapewniając płynne i wydajne działanie.
Przyszłość hotelowego PMS
Przyszłość hotelowego PMS zmierza w stronę platformyzacji, z systemami opartymi na chmurze, które integrują takie funkcje, jak:
CRM
Rezerwacje
Księgowość
Marketing
Podejmować właściwe kroki
Systemy te zapewniają kompleksowe rozwiązania dla właścicieli hoteli, ułatwiając zarządzanie ich obiektami.
Ta ewolucja jest podobna do ewolucji smartfonów i zapewnia podstawę obsługującą różne aplikacje i podstawowe funkcje.
Dostawca platformy dla przedsiębiorstw samodzielnie tworzy zestaw podstawowych aplikacji. Są one wówczas w pełni integrowane z PMS, w tym:
Silnik rezerwacji
Menedżer kanału
System zarządzania przychodami
Rozwiązanie płatnicze
Inne narzędzia marketingu cyfrowego i obsługi gości
Skalowalny i modułowy system umożliwia dodawanie nowych narzędzi i modułów w miarę ewolucji potrzeb biznesowych.
Co więcej, pandemia Covid-19 przyspieszyła wykorzystanie inteligentnych technologii w hotelach i trend ten będzie kontynuowany, przy większym nacisku na interakcję międzyludzką.
Zrównoważony rozwój również stanie się kluczowym trendem, a hotele przyjmą w swojej działalności bardziej przyjazne środowisku podejście.
Wznawiać
Hotelowe systemy PMS zrewolucjonizowały zarządzanie hotelami, oferując szeroką gamę funkcji poprawiających wydajność operacyjną i doświadczenie gości. Od zarządzania rezerwacjami i meldowaniami po niezbędną integrację z systemami rezerwacji i menedżerami kanałów, PMS jest niezbędnym narzędziem w każdym nowoczesnym hotelu.
W miarę ciągłego rozwoju technologii systemy PMS staną się kompleksowymi platformami obsługującymi kilka podstawowych aplikacji i funkcji. Platformizacja i przyjęcie technologii opartych na chmurze umożliwi hotelom utrzymanie konkurencyjności i zapewnianie swoim gościom wyjątkowych doświadczeń.
Często Zadawane Pytania
Co to jest hotelowy PMS?
Hotelowy PMS to oprogramowanie, które pomaga zarządzać rezerwacjami, zameldowaniem, wymeldowaniem i innymi zadaniami administracyjnymi w hotelach, poprawiając efektywność i satysfakcję klienta. Jest to bardzo przydatne narzędzie w branży hotelarskiej.
Jakie są korzyści ze stosowania PMS w hotelu?
Zastosowanie PMS w hotelu niesie ze sobą korzyści takie jak uproszczenie procesów, zmniejszenie kosztów operacyjnych, personalizację doświadczeń klientów i zwiększenie przychodów. Podsumowując, ich wdrożenie może zapewnić znaczne korzyści operacyjne i finansowe.
Jakie główne funkcje ma PMS?
PMS ma główne funkcje, takie jak zarządzanie rezerwacjami, recepcja i zameldowanie, sprzątanie i administracja. Wszystkie te zadania są niezbędne do sprawnego funkcjonowania biznesu hotelarskiego.
W jaki sposób niezbędne integracje, takie jak silnik rezerwacji i menedżer kanałów, pomagają?
Niezbędne integracje, takie jak silnik rezerwacji i menedżer kanałów, pomagają skutecznie zarządzać dostępnością, stawkami i rezerwacjami w OTA, umożliwiając natychmiastowe aktualizacje w czasie rzeczywistym.
Na co powinienem zwrócić uwagę wybierając PMS do mojego hotelu?
Wybierając system PMS do swojego hotelu, ważne jest, aby ocenić konkretne potrzeby, zbadać rynek, porównać opcje, poprosić o demonstracje oraz przeanalizować całkowity koszt posiadania i zwrot z inwestycji.