Een vastgoedbeheersysteem (PMS) is essentiële software voor de horeca. Beheer reserveringen, check-ins, check-outs en administratieve taken efficiënt. Dit artikel zal u helpen begrijpen wat een PMS is en waarom het cruciaal is voor de dagelijkse werking van hotels van elke omvang.
Belangrijkste punten
Een PMS (property management system) is essentiële software voor efficiënt hotelbeheer, dat administratieve taken zoals reserveringen, inchecken en kamertoewijzing automatiseert.
De voordelen van het gebruik van een PMS zijn onder meer het vereenvoudigen van administratieve processen, het verbeteren van de klantervaring door middel van gepersonaliseerde diensten en het verhogen van de omzet door middel van prijs- en distributieoptimalisatie.
De integratie van een PMS met tools zoals boekingsengines en kanaalmanagers is cruciaal om een soepele werking te behouden, overboekingen te voorkomen en de efficiëntie van het beheer van reserveringen en tarieven te verbeteren.
Definitie van PMS
Een PMS, of property management systeem, is software die is ontworpen om hotels te helpen hun reserveringen, check-in, check-out en andere administratieve taken efficiënt te beheren. Sinds hun verschijning eind jaren zeventig zijn de systemen voor het beheer van hoteleigendom aanzienlijk geëvolueerd, van exclusief voor grote hotelketens tot essentieel voor alle soorten accommodatie, van kleine hostels tot grote resorts. In deze context is het gebruik van pms voor hotels essentieel geworden om een efficiënt beheer te garanderen.
De oorspronkelijke bedoeling van PMS blijft na 50 jaar hetzelfde: hotels helpen efficiënter te functioneren door handmatige administratieve taken te automatiseren. Tegenwoordig beperkt een hotel-PMS zich niet alleen tot vastgoedbeheer; Het biedt ook tools die hotelprocessen stroomlijnen en automatiseren, waaronder receptiesystemen, reserveringssystemen en kanaalmanagers.
Het huidige hotel-PMS is een uitgebreid managementprogramma dat wordt gebruikt om:
Beheer check-ins en check-outs
Kamers toewijzen
Communiceer met gasten
Controle op netheid
Prijzen definiëren
Rapporten maken
Kortom, een hotel PMS is een alles-in-één oplossing die de dagelijkse bedrijfsvoering faciliteert en de ervaring van zowel gasten als hotelpersoneel verbetert.
Voordelen van het gebruik van een hotel-PMS
De implementatie van een hotel-PMS brengt een groot aantal voordelen met zich mee die het hotelmanagement kunnen transformeren. Ten eerste maakt het een vereenvoudiging van processen mogelijk, zoals het automatisch genereren van financiële rapporten, waardoor de administratieve lasten en menselijke fouten aanzienlijk worden verminderd. Deze automatisering kan ook de operationele kosten verlagen door de noodzaak voor menselijke tussenkomst te verminderen.
Een ander groot voordeel is de verbetering van de klantervaring. Met een PMS kunnen hotels mobiele in- en uitchecksystemen en verkooppuntopties aanbieden, waardoor de gastervaringen worden gepersonaliseerd en gedifferentieerd. Bovendien maakt een hotel-PMS het gemakkelijker om gegevens over gasten te verzamelen, waardoor u gepersonaliseerde diensten kunt aanbieden en de klanttevredenheid kunt verbeteren.
Ten slotte kan een hotel-PMS de omzet verhogen door de prijzen en distributie te optimaliseren door gegevens uit het verleden en het heden te analyseren. Het implementeren van een PMS biedt ook een concurrentievoordeel doordat het toegang biedt tot waardevolle marktinformatie in realtime, waardoor hoteliers weloverwogen en strategische beslissingen kunnen nemen.
Belangrijkste functies van een PMS
De belangrijkste functies van een PMS bestrijken een breed scala aan activiteiten die cruciaal zijn voor hotelactiviteiten. Deze omvatten:
Beheer van reserves
Ontvangst en inchecken
Huishouding
Administratie
Stuk voor stuk ontworpen om de efficiëntie en de klantervaring te verbeteren.
Hieronder zullen we elk van deze functies in detail onderzoeken, waardoor we een duidelijk beeld krijgen van hoe een PMS het hotelmanagement kan transformeren. Van het efficiënt toewijzen van kamers en tarieven tot het optimaliseren van huishoudelijke en onderhoudstaken: een PMS is een essentieel hulpmiddel voor elk modern hotel.
Beheer van reserves
Reserveringsbeheer is een van de meest cruciale functies van een PMS. Met dit systeem kunt u eenvoudig reserveringen uploaden en beheren, realtime beschikbaarheid bekijken en budgetten genereren, waardoor de bezetting en omzet worden gemaximaliseerd. Bovendien kunt u prijzen definiëren en verbinding maken met reserveringskanalen, zodat de informatie altijd wordt bijgewerkt en gesynchroniseerd.
Met deze mogelijkheden kunnen hotels de tarieven en kamertoewijzing aan verschillende distributiekanalen effectief beheren, waardoor de bezetting en omzet worden geoptimaliseerd. Dankzij de integratie met een boekingsengine kunt u reserveringen rechtstreeks vanaf de website van het hotel accepteren, waardoor de operationele efficiëntie en klanttevredenheid worden verbeterd.
Ontvangst en inchecken
De ontvangst- en check-infunctie in een PMS zorgt voor:
In- en uitchecken van gasten
Vergemakkelijkt het beheer van betalingen en kamerwijzigingen
Hiermee kunt u de status van de kamerreservering bekijken en bijwerken
In- en uitchecken van gasten
Betalingen verwerken
Dit zorgt voor een soepele en efficiënte werking.
Bovendien maakt het PMS het eenvoudig om formulieren en registratieformulieren te verzenden, waardoor het incheckproces wordt gestroomlijnd en de gastervaring wordt verbeterd vanaf het moment dat ze bij het hotel aankomen. Dit bespaart niet alleen de frontofficemedewerkers tijd, maar verkleint ook de kans op administratieve fouten.
Huishouding
De housekeeping-module in een PMS optimaliseert de schoonmaak- en onderhoudsactiviteiten van het hotel, plant deze en wijst deze efficiënt toe aan het personeel. Met het systeem kunt u notities over activiteiten toevoegen en de status van toegewezen taken controleren, zodat u zeker weet dat alle ruimtes van het hotel schoon zijn en klaar zijn om gasten te ontvangen.
Deze functie verbetert niet alleen de efficiëntie van het huishoudelijk personeel, maar zorgt er ook voor dat gasten een prettige ervaring hebben tijdens hun verblijf. De mogelijkheid om de status van taken in realtime te controleren, zorgt voor een snelle reactie op eventuele gastproblemen of speciale verzoeken.
Administratie
De managementfunctie in een PMS omvat:
Automatisering van taken
Voorraadbeheer
Rapport maken
Facturering
Het vergemakkelijkt het beheer van veilige en snelle betalingen, naast elektronische facturering, en integreert verkooppuntsystemen om belangrijke financiële gegevens te centraliseren.
Het systeem beheert ook klantgegevens, inventaris en kamerbezetting, waardoor het voorraadbeheer en de audits worden verbeterd. Dankzij de mogelijkheid om gedetailleerde en gepersonaliseerde rapporten te genereren, kunnen hoteliers weloverwogen en strategische beslissingen nemen, waardoor de bedrijfsvoering wordt geoptimaliseerd en de efficiëntie wordt gemaximaliseerd.
Essentiële integraties voor een PMS
Essentiële integraties voor een PMS zijn essentieel om de efficiëntie en functionaliteit ervan te maximaliseren. PMS-technologie is geëvolueerd om verbinding te maken met applicaties die het beheer optimaliseren van:
Boekingen
prijzen
Online reputatie
verwerking van creditcardbetalingen
Moderne PMS-systemen maken integratie met applicaties van derden mogelijk, waardoor het eenvoudig wordt om verschillende hotelfuncties vanaf één platform te beheren.
Tot de belangrijkste integraties behoren de boekingsengine en de channel manager, die we hieronder nader toelichten. Met deze tools kunnen hoteliers op synergetische wijze de beschikbaarheid, reserveringen, annuleringen en tarieven van alle OTA's beheren, waardoor de operationele efficiëntie en de gastervaring worden verbeterd.
Boekingsmotor
De integratie van het PMS met de boekingsmodule maakt het volgende mogelijk:
Directe beschikbaarheid en reserveringsupdates in realtime.
Accepteer reserveringen rechtstreeks vanaf de website van het hotel.
Update onmiddellijk de informatie in het PMS.
Zorg ervoor dat gegevens altijd worden gesynchroniseerd.
Deze mogelijkheid verbetert niet alleen de operationele efficiëntie bij verhuur, maar verhoogt ook de klanttevredenheid door een naadloze en naadloze boekingservaring te bieden. Gasten kunnen in realtime de beschikbaarheid zien en direct een reservering maken, waardoor het risico op overboekingen of fouten bij het toewijzen van kamers wordt verkleind.
Kanaal manager
Door de integratie van een channel manager met een PMS kunnen hotels de connectiviteit met OTA's zoals Expedia en Booking.com beheren en de GDS/OTA-inventaris, tarieven en reserveringen vanuit het PMS zelf beheren. Met een channel manager wordt de beschikbaarheid van kamers in realtime bijgewerkt op alle aangesloten kanalen, waardoor overboekingsproblemen worden vermeden en de bezetting wordt gemaximaliseerd.
De channel manager kan automatisch reserveringen importeren die zijn gemaakt via de kanalen die zijn aangesloten op het PMS, waardoor het reserveringsbeheer eenvoudiger wordt en ervoor wordt gezorgd dat alle informatie gecentraliseerd en up-to-date is. Deze integratie is essentieel voor elk hotel dat efficiënt en winstgevend wil opereren in de competitieve horecamarkt.
Hoe u het juiste PMS voor uw hotel kiest
Het kiezen van het juiste PMS voor uw hotel is een cruciale beslissing die een aanzienlijke impact kan hebben op de operationele efficiëntie en gastervaring. Voordat u op zoek gaat naar een PMS, is het essentieel om de specifieke behoeften van uw accommodatie te evalueren om de belangrijkste vereisten te identificeren. Houd rekening met de hotelgrootte, typologie en specifieke behoeften bij het definiëren van de vereisten voor een PMS.
Het onderzoeken van de markt en het vergelijken van PMS-opties is essentieel om een weloverwogen beslissing te kunnen nemen. Door te achterhalen welke PMS-collega's gebruiken, om aanbevelingen te vragen en online beoordelingen te raadplegen, kunt u opties vergelijken. Bovendien helpt het aanvragen van gratis demo's of proefversies de bruikbaarheid en functionaliteit van het PMS te evalueren.
Het is ook belangrijk om de totale eigendomskosten van het PMS te analyseren en rekening te houden met het rendement op de investering op de lange termijn. Controleer of het PMS:
Gebruik beveiligingsstandaarden bij gegevensopslag
Wees gemakkelijk te leren en gebruik om te besparen op trainingskosten
Verhoog de medewerkerstevredenheid.
Implementatie van een PMS in de cloud
De transitie van traditionele PMS-systemen naar cloudgebaseerde oplossingen heeft voor hotels grotere efficiëntie, lagere kosten en betere prestaties mogelijk gemaakt. Een cloud PMS biedt voordelen zoals snelle implementatie, constante updates en toegankelijkheid vanaf elk apparaat met een internetverbinding.
Cloudgebaseerd hotel-PMS helpt de IT-kosten te verlagen, de infrastructuur te vereenvoudigen en tijd en geld te besparen via automatische updates. Cloud computing, ook wel SaaS (software as a service) genoemd, maakt grotere efficiëntie, lagere kosten, hogere prestaties en betrouwbaarheid mogelijk door computerdiensten via internet aan te bieden.
Cloud-native PMS-platforms bieden verschillende voordelen:
Ze zijn wendbaarder en flexibeler, waarbij updates en onderhoud op afstand worden uitgevoerd.
Deze implementatie vereist geen wachttijden, omdat gebruikers direct op het platform zijn en de activiteiten en distributie coördineren.
Ze helpen bij het beheer en de analyse van het hotelbedrijf.
Deze voordelen maken cloud-native PMS-platforms een geweldige optie voor hotels.
Uitdagingen en oplossingen bij de integratie van een PMS
Het integreren van een PMS kan verschillende uitdagingen met zich meebrengen, zoals:
Gegevensfragmentatie
Meerdere gastprofielen
Dubbel werk
Hoge kosten
Lange en frustrerende integraties
Het integreren van nieuwe technologieën met een verouderd PMS kan traag en duur zijn.
Dankzij API's kunnen softwareapplicaties echter gegevens delen en met elkaar communiceren, waardoor fouten worden verminderd en de efficiëntie wordt verhoogd. Een bidirectionele integratie is van cruciaal belang om informatie up-to-date te houden en fouten te voorkomen, waardoor een soepele en efficiënte werking wordt gegarandeerd.
De toekomst van hotel-PMS
De toekomst van hotel PMS wijst in de richting van platformisering, met cloudgebaseerde systemen die functies integreren zoals:
CRM
Boekingen
Boekhouding
Marketing
Opvolgen
Deze systemen bieden uitgebreide oplossingen voor hoteleigenaren, waardoor het beheer van hun vestigingen wordt vergemakkelijkt.
Deze evolutie is vergelijkbaar met die van smartphones en biedt een basis die verschillende applicaties en essentiële functies ondersteunt.
De leverancier van het ondernemingsplatform bouwt intern een reeks kernapplicaties. Vervolgens worden ze volledig geïntegreerd met het PMS, inclusief:
Een boekingsmachine
Een kanaalmanager
Een inkomstenbeheersysteem
Een betaaloplossing
Andere tools voor digitale marketing en gastervaring
Een schaalbaar en modulair systeem maakt het mogelijk nieuwe tools en modules toe te voegen naarmate de bedrijfsbehoeften evolueren.
Bovendien heeft de Covid-19-pandemie het gebruik van slimme technologieën in hotels versneld, en deze trend zal zich voortzetten met een grotere nadruk op menselijke interactie.
Duurzaamheid zal ook een belangrijke trend worden, waarbij hotels bij hun activiteiten milieuvriendelijkere benaderingen zullen hanteren.
Samenvatting
Hotel PMS's hebben een revolutie teweeggebracht in het hotelmanagement en bieden een breed scala aan functies die de operationele efficiëntie en de gastervaring verbeteren. Van boekings- en check-inbeheer tot essentiële integraties met boekingsengines en channelmanagers: een PMS is een onmisbare tool voor elk modern hotel.
Naarmate de technologie zich blijft ontwikkelen, zullen PMS'en uitgebreide platforms worden die verschillende essentiële toepassingen en functies ondersteunen. Platformisering en acceptatie van cloudgebaseerde technologieën zullen hotels in staat stellen concurrerend te blijven en uitzonderlijke ervaringen aan hun gasten te bieden.
Veel voorkomende vragen
Wat is een hotel-PMS?
Een hotel-PMS is software die helpt bij het beheren van reserveringen, inchecken, uitchecken en andere administratieve taken in hotels, waardoor de efficiëntie en klantervaring worden verbeterd. Het is een zeer nuttig hulpmiddel in de hotelsector.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van een PMS in een hotel?
Het gebruik van een PMS in een hotel brengt voordelen met zich mee zoals vereenvoudiging van processen, verlaging van bedrijfskosten, personalisatie van klantervaringen en hogere omzet. Samenvattend kan de implementatie ervan aanzienlijke operationele en financiële voordelen bieden.
Welke hoofdfuncties heeft een PMS?
Een PMS heeft hoofdfuncties zoals reserveringsbeheer, ontvangst en check-in, housekeeping en administratie. Al deze taken zijn essentieel voor de efficiënte werking van een hotelbedrijf.
Hoe helpen essentiële integraties zoals de boekingsengine en channel manager?
Essentiële integraties zoals de boekingsengine en channel manager helpen bij het effectief beheren van beschikbaarheid, tarieven en reserveringen op OTA's, waardoor directe updates in realtime mogelijk zijn.
Waar moet ik op letten bij het kiezen van een PMS voor mijn hotel?
Bij het kiezen van een PMS voor uw hotel is het belangrijk om specifieke behoeften te evalueren, de markt te onderzoeken, opties te vergelijken, demo's aan te vragen en de totale eigendomskosten en het rendement op de investering te analyseren.
Comentários