Systém správy nemovitostí (PMS) je životně důležitý software pro odvětví pohostinství. Efektivně spravujte rezervace, check-in, check-out a administrativní úkony. Tento článek vám pomůže pochopit, co je PMS a proč je zásadní pro každodenní provoz hotelů všech velikostí.
Klíčové body
PMS (systém správy majetku) je nezbytný software pro efektivní správu hotelu, který automatizuje administrativní úkoly, jako jsou rezervace, odbavení a přidělování pokojů.
Mezi výhody používání PMS patří zjednodušení administrativních procesů, zlepšení zákaznické zkušenosti prostřednictvím personalizovaných služeb a zvýšení příjmů díky optimalizaci cen a distribuce.
Integrace PMS s nástroji, jako jsou rezervační systémy a manažeři kanálů, je zásadní pro udržení plynulého provozu, zamezení přeplnění a zlepšení efektivity při správě rezervací a sazeb.
Definice PMS
PMS, neboli systém správy nemovitostí, je software navržený tak, aby pomohl hotelům efektivně spravovat rezervace, check-in, check-out a další administrativní úkoly. Od svého vzniku na konci 70. let 20. století prošly systémy správy hotelových nemovitostí významným vývojem, od exkluzivních až po velké hotelové řetězce až po nezbytnost pro všechny typy ubytování, od malých ubytoven až po velká letoviska. V této souvislosti se používání pms pro hotely stalo nezbytným pro zajištění efektivního řízení.
Původní záměr PMS zůstává po 50 letech stejný: pomoci hotelům fungovat efektivněji automatizací manuálních administrativních úkolů. Dnes se hotelový PMS neomezuje pouze na správu nemovitostí; Nabízí také nástroje, které zefektivňují a automatizují hotelové procesy, včetně systémů recepce, rezervačních systémů a manažerů kanálů.
Dnešní hotelový PMS je komplexní manažerský program používaný k:
Spravujte přihlášení a odhlášení
Přiřadit místnosti
Komunikujte s hosty
Kontrolujte čistotu
Definujte ceny
Vytvářejte přehledy
Stručně řečeno, hotelové PMS je řešení typu vše v jednom, které usnadňuje každodenní provoz a zlepšuje zážitek hostů i hotelového personálu.
Výhody používání hotelového PMS
Implementace hotelového PMS s sebou přináší řadu výhod, které mohou změnit hotelový management. Za prvé umožňuje zjednodušení procesů, jako je automatické generování finančních výkazů, což výrazně snižuje administrativní zátěž a lidské chyby. Tato automatizace může také snížit provozní náklady snížením potřeby lidského zásahu.
Dalším velkým přínosem je zlepšení zákaznické zkušenosti. S PMS mohou hotely nabízet mobilní odbavovací a odhlašovací systémy a možnosti místa prodeje, personalizaci a odlišení zážitků hostů. Hotelový PMS navíc usnadňuje shromažďování údajů o hostech, což vám umožňuje nabízet personalizované služby a zvyšovat spokojenost zákazníků.
A konečně, hotelový PMS může zvýšit příjmy optimalizací cen a distribuce analýzou minulých a současných dat. Implementace PMS také poskytuje konkurenční výhodu tím, že umožňuje přístup k cenným informacím o trhu v reálném čase, což pomáhá hoteliérům činit informovaná a strategická rozhodnutí.
Hlavní funkce PMS
Hlavní funkce PMS pokrývají širokou škálu činností kritických pro provoz hotelu. Tyto zahrnují:
Udělování rezerv
Recepce a přihlášení
Úklid
Správa
Každý z nich je navržen tak, aby zlepšil efektivitu a zákaznickou zkušenost.
Níže podrobně prozkoumáme každou z těchto funkcí a poskytneme jasný pohled na to, jak může PMS transformovat hotelový management. Od efektivního přidělování pokojů a sazeb až po optimalizaci úklidu a údržby je PMS nezbytným nástrojem každého moderního hotelu.
Udělování rezerv
Správa rezervací je jednou z nejdůležitějších funkcí PMS. Tento systém usnadňuje nahrávání a správu rezervací, zobrazení dostupnosti v reálném čase a generování rozpočtů, což pomáhá maximalizovat obsazenost a příjmy. Kromě toho vám umožňuje definovat ceny a propojit se s rezervačními kanály, což zajišťuje, že informace jsou vždy aktualizovány a synchronizovány.
S těmito schopnostmi mohou hotely efektivně řídit ceny a přidělování pokojů různým distribučním kanálům, čímž optimalizují obsazenost a výnosy. Integrace s rezervačním systémem vám také umožňuje přijímat rezervace přímo z webových stránek hotelu, což zlepšuje provozní efektivitu a spokojenost zákazníků.
Recepce a přihlášení
Funkce příjmu a odbavení v PMS zajišťuje:
Přihlašování a odhlašování hostů
Usnadňuje správu plateb a změn pokojů
Umožňuje zobrazit a aktualizovat stav rezervace pokoje
Přihlašování a odhlašování hostů
Zpracovat platby
To zajišťuje hladký a efektivní provoz.
PMS navíc usnadňuje odesílání formulářů a registračních listů, zefektivňuje proces odbavení a zlepšuje zážitek hostů od okamžiku, kdy dorazí do hotelu. To nejen šetří čas personálu front office, ale také snižuje riziko administrativních chyb.
Úklid
Modul úklidu v PMS optimalizuje činnosti úklidu a údržby hotelu, plánuje je a efektivně je přiřazuje zaměstnancům. Systém umožňuje přidávat poznámky k aktivitám a kontrolovat stav přidělených úkolů, čímž zajišťuje, že všechny prostory hotelu jsou čisté a připravené na přijetí hostů.
Tato funkce nejen zlepšuje efektivitu úklidového personálu, ale také zajišťuje hostům příjemný zážitek z pobytu. Schopnost kontrolovat stav úkolů v reálném čase umožňuje rychlou reakci na jakékoli problémy nebo speciální požadavky hostů.
Správa
Funkce správy v PMS zahrnuje:
Automatizace úkolů
Řízení zásob
Vytvoření sestavy
Fakturace
Usnadňuje správu bezpečných a rychlých plateb, kromě elektronické fakturace integruje systémy prodejních míst pro centralizaci důležitých finančních dat.
Systém také spravuje zákaznická data, inventář a obsazenost místností, zlepšuje řízení zásob a audity. Tato schopnost vytvářet podrobné a personalizované zprávy umožňuje hoteliérům činit informovaná a strategická rozhodnutí, optimalizovat provoz a maximalizovat efektivitu.
Základní integrace pro PMS
Nezbytné integrace pro PMS jsou nezbytné pro maximalizaci jeho účinnosti a funkčnosti. Technologie PMS se vyvinula, aby se spojila s aplikacemi, které optimalizují správu:
Rezervace
ceny
Online pověst
zpracování plateb kreditní kartou
Moderní PMS systémy umožňují integraci s aplikacemi třetích stran, což usnadňuje správu různých hotelových funkcí z jediné platformy.
Mezi nejdůležitější integrace patří rezervační modul a správce kanálů, které podrobně popíšeme níže. Tyto nástroje umožňují hoteliérům synergicky řídit dostupnost, rezervace, storna a sazby napříč OTA, čímž zvyšují provozní efektivitu a zážitek hostů.
Rezervační systém
Integrace PMS s rezervačním systémem umožňuje:
Okamžitá dostupnost a aktualizace rezervací v reálném čase.
Přijímejte rezervace přímo z webových stránek hotelu.
Okamžitě aktualizujte informace v PMS.
Ujistěte se, že data jsou vždy synchronizována.
Tato schopnost nejen zlepšuje provozní efektivitu v pronájmech, ale také zvyšuje spokojenost zákazníků tím, že nabízí bezproblémové a bezproblémové rezervace. Hosté mohou vidět dostupnost v reálném čase a okamžitě provádět rezervace, což snižuje riziko nadměrné rezervace nebo chyb v přiřazení pokoje.
Správce kanálů
Integrace manažera kanálů s PMS umožňuje hotelům spravovat konektivitu s OTA, jako je Expedia a Booking.com, řídit inventář GDS/OTA, sazby a rezervace ze samotného PMS. Díky správci kanálů se dostupnost pokojů aktualizuje v reálném čase na všech připojených kanálech, čímž se zabrání problémům s přerezervováním a maximalizuje se obsazenost.
Správce kanálů může automaticky importovat rezervace provedené prostřednictvím kanálů připojených k PMS, což usnadňuje správu rezervací a zajišťuje, že všechny informace jsou centralizované a aktuální. Tato integrace je nezbytná pro každý hotel, který si přeje udržet efektivní a ziskový provoz na konkurenčním trhu pohostinství.
Jak vybrat správný PMS pro váš hotel
Výběr správného PMS pro váš hotel je zásadní rozhodnutí, které může významně ovlivnit provozní efektivitu a zážitek hostů. Než začnete hledat PMS, je nezbytné vyhodnotit specifické potřeby vašeho ubytování, abyste určili klíčové požadavky. Při definování požadavků na PMS zvažte velikost hotelu, typologii a konkrétní potřeby.
Pro informované rozhodnutí je zásadní průzkum trhu a porovnání možností PMS. Zjištění, které PMS kolegové používají, žádat o doporučení a kontrolovat online recenze vám může pomoci porovnat možnosti. Vyžádání bezplatných ukázek nebo zkušebních verzí navíc pomáhá vyhodnotit použitelnost a funkčnost PMS.
Je také důležité analyzovat celkové náklady na vlastnictví PMS a zvážit dlouhodobou návratnost investic. Ověřte, že PMS:
Používejte bezpečnostní standardy při ukládání dat
Snadno se to naučíte a použijete, abyste ušetřili náklady na školení
Zvyšte spokojenost zaměstnanců.
Implementace PMS v cloudu
Přechod od tradičních systémů PMS ke cloudovým řešením umožnil vyšší efektivitu, nižší náklady a lepší výkon pro hotely. Cloudový PMS nabízí výhody, jako je rychlá implementace, neustálé aktualizace a dostupnost z jakéhokoli zařízení s připojením k internetu.
Cloudové hotelové PMS pomáhá snižovat náklady na IT, zjednodušovat infrastrukturu a šetřit čas a peníze díky automatickým aktualizacím. Cloud computing, také známý jako SaaS (software jako služba), umožňuje vyšší efektivitu, nižší náklady, vyšší výkon a spolehlivost tím, že nabízí počítačové služby přes internet.
Cloudové nativní PMS platformy nabízejí několik výhod:
Jsou agilnější a flexibilnější, aktualizace a údržba se provádějí na dálku.
Tato implementace nevyžaduje čekací doby, protože uživatelé jsou okamžitě na platformě a koordinují operace a distribuci.
Pomáhají při řízení a analýze hotelového byznysu.
Díky těmto výhodám jsou cloudové PMS platformy skvělou volbou pro hotely.
Výzvy a řešení v integraci PMS
Integrace PMS může představovat několik problémů, jako například:
Fragmentace dat
Více profilů hostů
Zdvojení úsilí
Vysoké náklady
Dlouhé a frustrující integrace
Integrace nových technologií se starším PMS může být pomalá a nákladná.
Rozhraní API však umožňují softwarovým aplikacím sdílet data a komunikovat mezi sebou, což snižuje chyby a zvyšuje efektivitu. Obousměrná integrace je zásadní pro udržení aktuálních informací a pro zamezení chybám a zajištění hladkého a efektivního provozu.
Budoucnost hotelového PMS
Budoucnost hotelového PMS směřuje k platformizaci s cloudovými systémy, které integrují funkce jako:
CRM
Rezervace
Účetnictví
Marketing
Následovat
Tyto systémy nabízejí komplexní řešení pro majitele hotelů a usnadňují správu jejich provozoven.
Tento vývoj je srovnatelný s vývojem chytrých telefonů a poskytuje základ, který podporuje různé aplikace a základní funkce.
Poskytovatel podnikové platformy vytváří sadu základních aplikací interně. Poté je plně integruje s PMS, včetně:
Rezervační systém
Manažer kanálu
Systém řízení příjmů
Platební řešení
Další nástroje digitálního marketingu a zkušeností hostů
Škálovatelný a modulární systém umožní přidávat nové nástroje a moduly podle toho, jak se obchodní potřeby vyvíjejí.
Pandemie Covid-19 navíc urychlila používání chytrých technologií v hotelech a tento trend bude pokračovat s větším důrazem na lidskou interakci.
Klíčovým trendem se také stane udržitelnost, hotely budou ve svých provozech přijímat ekologičtější přístupy.
souhrn
Hotelové PMS způsobily revoluci v hotelovém managementu a nabízejí širokou škálu funkcí, které zlepšují provozní efektivitu a zážitek hostů. Od správy rezervací a odbavení až po základní integraci s rezervačními systémy a správci kanálů je PMS nepostradatelným nástrojem pro jakýkoli moderní hotel.
Jak se technologie neustále vyvíjí, PMS se stanou komplexními platformami, které podporují různé základní aplikace a funkce. Platformizace a přijetí cloudových technologií umožní hotelům zůstat konkurenceschopné a nabídnout svým hostům výjimečné zážitky.
Časté dotazy
Co je hotelový PMS?
Hotelový PMS je software, který pomáhá řídit rezervace, check-in, check-out a další administrativní úkony v hotelech, zlepšuje efektivitu a zákaznickou zkušenost. Je to velmi užitečný nástroj v hotelovém průmyslu.
Jaké jsou výhody používání PMS v hotelu?
Použití PMS v hotelu přináší výhody, jako je zjednodušení procesů, snížení provozních nákladů, personalizace zákaznických zkušeností a zvýšení výnosů. Stručně řečeno, jeho implementace může nabídnout významné provozní a finanční výhody.
Jaké hlavní funkce má PMS?
PMS má hlavní funkce, jako je správa rezervací, recepce a odbavení, úklid a administrativa. Všechny tyto úkoly jsou nezbytné pro efektivní provoz hotelového zařízení.
Jak pomáhají základní integrace, jako je rezervační systém a správce kanálů?
Základní integrace, jako je rezervační systém a správce kanálů, pomáhají efektivně řídit dostupnost, sazby a rezervace na OTA, což umožňuje okamžité aktualizace v reálném čase.
Co bych měl vzít v úvahu při výběru PMS pro můj hotel?
Při výběru PMS pro váš hotel je důležité vyhodnotit konkrétní potřeby, prozkoumat trh, porovnat možnosti, vyžádat si ukázky a analyzovat celkové náklady na vlastnictví a návratnost investic.