Um sistema de gerenciamento de propriedade (PMS) é um software vital para a indústria hoteleira. Gerencie reservas, check-ins, check-outs e tarefas administrativas de forma eficiente. Este artigo irá ajudá-lo a entender o que é um PMS e por que ele é crucial para o funcionamento diário de hotéis de todos os portes.
Pontos chave
Um PMS (sistema de gestão imobiliária) é um software essencial para uma gestão hoteleira eficiente, que automatiza tarefas administrativas como reservas, check-in e atribuição de quartos.
Os benefícios da utilização de um PMS incluem a simplificação de processos administrativos, a melhoria da experiência do cliente através de serviços personalizados e o aumento da receita através da otimização de preços e distribuição.
A integração de um PMS com ferramentas como motores de reservas e gestores de canais é crucial para manter uma operação fluida, evitar overbooking e melhorar a eficiência na gestão de reservas e tarifas.
Definição de TPM
Um PMS, ou sistema de gestão de propriedades, é um software concebido para ajudar os hotéis a gerir as suas reservas, check-in, check-out e outras tarefas administrativas de forma eficiente. Desde o seu surgimento no final da década de 1970, os sistemas de gestão de propriedades hoteleiras evoluíram significativamente, passando de exclusivos de grandes cadeias hoteleiras a essenciais para todos os tipos de alojamento, desde pequenos hostels até grandes resorts. Neste contexto, a utilização de PMs para hotéis tornou-se essencial para garantir uma gestão eficiente.
A intenção original do PMS permanece a mesma após 50 anos: ajudar os hotéis a funcionarem de forma mais eficiente, automatizando tarefas administrativas manuais. Hoje, um PMS hoteleiro não se limita apenas à gestão de propriedades; Também oferece ferramentas que agilizam e automatizam os processos hoteleiros, incluindo sistemas de recepção, motores de reservas e gestores de canais.
O PMS hoteleiro atual é um programa de gerenciamento abrangente usado para:
Gerenciar check-ins e check-outs
Atribuir salas
Comunique-se com os convidados
Controlar a limpeza
Definir preços
Criar relatórios
Resumindo, um PMS de hotel é uma solução completa que facilita as operações diárias e melhora a experiência tanto dos hóspedes como dos funcionários do hotel.
Benefícios de usar um PMS de hotel
A implementação de um PMS hoteleiro traz consigo uma infinidade de benefícios que podem transformar a gestão hoteleira. Em primeiro lugar, permite uma simplificação de processos, como a geração automática de relatórios financeiros, o que reduz significativamente os encargos administrativos e os erros humanos. Esta automação também pode reduzir custos operacionais, reduzindo a necessidade de intervenção humana.
Outro grande benefício é a melhoria na experiência do cliente. Com um PMS, os hotéis podem oferecer sistemas móveis de check-in e check-out e opções de ponto de venda, personalizando e diferenciando as experiências dos hóspedes. Além disso, um PMS de hotel facilita a coleta de dados sobre os hóspedes, permitindo oferecer serviços personalizados e melhorar a satisfação do cliente.
Finalmente, um PMS de hotel pode aumentar a receita otimizando preços e distribuição através da análise de dados passados e presentes. A implementação de um PMS também proporciona uma vantagem competitiva ao permitir o acesso a informações valiosas do mercado em tempo real, ajudando os hoteleiros a tomar decisões informadas e estratégicas.
Principais funções de um PMS
As principais funções de um PMS abrangem uma ampla gama de atividades críticas para as operações hoteleiras. Esses incluem:
Gestão de reservas
Recepção e check-in
Serviço de limpeza
Administração
Cada um projetado para melhorar a eficiência e a experiência do cliente.
A seguir, exploraremos detalhadamente cada uma dessas funções, proporcionando uma visão clara de como um PMS pode transformar a gestão hoteleira. Desde a alocação eficiente de quartos e tarifas até a otimização de tarefas de limpeza e manutenção, um PMS é uma ferramenta essencial para qualquer hotel moderno.
Gestão de reservas
A gestão de reservas é uma das funções mais cruciais de um PMS. Este sistema facilita o upload e o gerenciamento de reservas, a visualização da disponibilidade em tempo real e a geração de orçamentos, ajudando a maximizar a ocupação e a receita. Além disso, permite definir preços e conectar-se aos canais de reserva, garantindo que a informação esteja sempre atualizada e sincronizada.
Com estas capacidades, os hotéis podem gerir eficazmente as tarifas e a atribuição de quartos a vários canais de distribuição, otimizando a ocupação e as receitas. A integração com um motor de reservas também permite aceitar reservas diretamente do site do hotel, melhorando a eficiência operacional e a satisfação do cliente.
Recepção e Check-in
A função de recepção e check-in em um PMS trata de:
Check-in e check-out de convidados
Facilita a gestão de pagamentos e mudanças de quarto
Permite visualizar e atualizar o status da reserva do quarto
Check-in e check-out dos hóspedes
Processar pagamentos
Isso garante uma operação suave e eficiente.
Além disso, o PMS facilita o envio de formulários e fichas de inscrição, agilizando o processo de check-in e melhorando a experiência do hóspede desde a chegada ao hotel. Isto não só poupa tempo ao pessoal do front office, mas também reduz o risco de erros administrativos.
Serviço de limpeza
O módulo de housekeeping de um PMS otimiza as atividades de limpeza e manutenção do hotel, planejando-as e atribuindo-as ao pessoal de forma eficiente. O sistema permite adicionar notas sobre atividades e verificar o estado das tarefas atribuídas, garantindo que todas as áreas do hotel estão limpas e prontas para receber hóspedes.
Esta característica não só melhora a eficiência do pessoal de limpeza, mas também garante que os hóspedes tenham uma experiência agradável durante a sua estadia. A capacidade de verificar o estado das tarefas em tempo real permite uma resposta rápida a quaisquer problemas ou pedidos especiais dos hóspedes.
Administração
A função de gerenciamento em um PMS inclui:
Automação de tarefas
Gestão de inventário
Criação de relatório
Cobrança
Facilita a gestão de pagamentos seguros e rápidos, além da fatura eletrónica, integrando sistemas de ponto de venda para centralizar dados financeiros importantes.
O sistema também gerencia dados de clientes, estoque e ocupação de quartos, melhorando a gestão de estoque e auditorias. Esta capacidade de gerar relatórios detalhados e personalizados permite aos hoteleiros tomar decisões informadas e estratégicas, otimizando as operações e maximizando a eficiência.
Integrações essenciais para um PMS
Integrações essenciais para um PMS são essenciais para maximizar sua eficiência e funcionalidade. A tecnologia PMS evoluiu para se conectar com aplicações que otimizam a gestão de:
Reservas
preços
Reputação on-line
processamento de pagamento com cartão de crédito
Os modernos sistemas PMS permitem a integração com aplicações de terceiros, facilitando a gestão de diversas funções do hotel a partir de uma única plataforma.
Entre as integrações mais importantes estão o motor de reservas e o channel manager, que detalharemos a seguir. Essas ferramentas permitem que os hoteleiros gerenciem sinergicamente disponibilidades, reservas, cancelamentos e tarifas nas OTAs, melhorando a eficiência operacional e a experiência do hóspede.
Motor de reservas
A integração do PMS com o motor de reservas permite:
Disponibilidade instantânea e atualizações de reservas em tempo real.
Aceite reservas diretamente do site do hotel.
Atualize imediatamente as informações no PMS.
Garanta que os dados estejam sempre sincronizados.
Esta capacidade não só melhora a eficiência operacional nos aluguéis, mas também aumenta a satisfação do cliente, oferecendo uma experiência de reserva contínua e contínua. Os hóspedes podem ver a disponibilidade em tempo real e fazer reservas instantaneamente, reduzindo o risco de overbooking ou erros na atribuição de quartos.
Gerente de canal
A integração de um channel manager com um PMS permite que os hotéis gerenciem a conectividade com OTAs como Expedia e Booking.com, controlando o inventário GDS/OTA, tarifas e reservas a partir do próprio PMS. Com um channel manager, a disponibilidade dos quartos é atualizada em tempo real em todos os canais conectados, evitando problemas de overbooking e maximizando a ocupação.
O channel manager pode importar automaticamente as reservas efetuadas através dos canais ligados ao PMS, facilitando a gestão das reservas e garantindo que toda a informação está centralizada e atualizada. Esta integração é essencial para qualquer hotel que pretenda manter uma operação eficiente e rentável no competitivo mercado hoteleiro.
Como escolher o PMS certo para o seu hotel
Escolher o PMS certo para o seu hotel é uma decisão crucial que pode impactar significativamente a eficiência operacional e a experiência do hóspede. Antes de procurar um PMS, é essencial avaliar as necessidades específicas do seu alojamento para identificar os principais requisitos. Considere o tamanho do hotel, a tipologia e as necessidades específicas ao definir os requisitos para um PMS.
Pesquisar o mercado e comparar as opções de PMS é essencial para tomar uma decisão informada. Descobrir quais colegas do PMS usam, pedir recomendações e verificar avaliações online pode ajudá-lo a comparar opções. Além disso, solicitar demonstrações ou testes gratuitos ajuda a avaliar a usabilidade e funcionalidade do PMS.
Também é importante analisar o custo total de propriedade do PMS e considerar o retorno do investimento a longo prazo. Verifique se o PMS:
Use padrões de segurança no armazenamento de dados
Seja fácil de aprender e usar para economizar em custos de treinamento
Aumentar a satisfação dos funcionários.
Implementação de um PMS na nuvem
A transição dos sistemas PMS tradicionais para soluções baseadas na nuvem permitiu maior eficiência, custos mais baixos e melhor desempenho para os hotéis. Um PMS em nuvem oferece vantagens como rápida implementação, atualizações constantes e acessibilidade a partir de qualquer dispositivo com conexão à internet.
O PMS de hotéis baseado em nuvem ajuda a reduzir despesas de TI, simplificar a infraestrutura e economizar tempo e dinheiro por meio de atualizações automáticas. A computação em nuvem, também conhecida como SaaS (software como serviço), permite maior eficiência, menores custos, maior desempenho e confiabilidade ao oferecer serviços de computação pela Internet.
As plataformas PMS nativas da nuvem oferecem diversas vantagens:
São mais ágeis e flexíveis, com atualizações e manutenções realizadas remotamente.
Esta implementação não necessita de tempos de espera, uma vez que os utilizadores estão instantaneamente na plataforma, coordenando operações e distribuição.
Auxiliam na gestão e análise do negócio hoteleiro.
Essas vantagens tornam as plataformas PMS nativas da nuvem uma ótima opção para hotéis.
Desafios e soluções na integração de um PMS
Integrar um PMS pode apresentar diversos desafios, como:
Fragmentação de dados
Vários perfis de convidados
Duplicação de esforços
Altos custos
Integrações longas e frustrantes
A integração de novas tecnologias com um PMS legado pode ser lenta e cara.
No entanto, as APIs permitem que aplicativos de software compartilhem dados e se comuniquem entre si, reduzindo erros e aumentando a eficiência. Uma integração bidirecional é crucial para manter as informações atualizadas e evitar erros, garantindo uma operação tranquila e eficiente.
O futuro do PMS hoteleiro
O futuro do PMS hoteleiro aponta para a plataformização, com sistemas baseados em nuvem que integram funções como:
CRM
Reservas
Contabilidade
Marketing
Seguir
Estes sistemas oferecem soluções integrais aos proprietários hoteleiros, facilitando a gestão dos seus estabelecimentos.
Esta evolução é comparável à dos smartphones, proporcionando uma base que suporta diversas aplicações e funções essenciais.
O provedor da plataforma empresarial cria internamente um conjunto de aplicativos principais. Em seguida, integra-os totalmente ao PMS, incluindo:
Um motor de reservas
Um gerente de canal
Um sistema de gerenciamento de receita
Uma solução de pagamento
Outras ferramentas de marketing digital e experiência do hóspede
Um sistema escalável e modular permitirá que novas ferramentas e módulos sejam adicionados à medida que as necessidades do negócio evoluem.
Além disso, a pandemia da Covid-19 acelerou a utilização de tecnologias inteligentes nos hotéis, e esta tendência continuará com uma maior ênfase na interação humana.
A sustentabilidade também se tornará uma tendência chave, com os hotéis a adoptarem abordagens mais ecológicas nas suas operações.
Resumo
Os PMS hoteleiros revolucionaram a gestão hoteleira, oferecendo uma ampla gama de funcionalidades que melhoram a eficiência operacional e a experiência do hóspede. Desde a gestão de reservas e check-in até integrações essenciais com motores de reservas e gestores de canais, um PMS é uma ferramenta indispensável para qualquer hotel moderno.
À medida que a tecnologia continua a evoluir, os PMSs tornar-se-ão plataformas abrangentes que suportam várias aplicações e funções essenciais. A plataforma e a adoção de tecnologias baseadas na nuvem permitirão que os hotéis se mantenham competitivos e ofereçam experiências excepcionais aos seus hóspedes.
Perguntas frequentes
O que é um PMS de hotel?
Um PMS de hotel é um software que ajuda a gerenciar reservas, check-in, check-out e outras tarefas administrativas em hotéis, melhorando a eficiência e a experiência do cliente. É uma ferramenta muito útil na indústria hoteleira.
Quais são os benefícios de usar um PMS em um hotel?
Utilizar um PMS em um hotel traz benefícios como simplificação de processos, redução de custos operacionais, personalização da experiência do cliente e aumento de receita. Em resumo, a sua implementação pode oferecer vantagens operacionais e financeiras significativas.
Quais são as principais funções de um PMS?
Um PMS tem funções principais como gestão de reservas, recepção e check-in, limpeza e administração. Todas estas tarefas são essenciais para o funcionamento eficiente de um estabelecimento hoteleiro.
Como as integrações essenciais, como o mecanismo de reservas e o gerenciador de canais, ajudam?
Integrações essenciais, como o motor de reservas e o gerenciador de canais, ajudam a gerenciar com eficácia a disponibilidade, tarifas e reservas nas OTAs, permitindo atualizações instantâneas em tempo real.
O que devo considerar ao escolher um PMS para o meu hotel?
Ao escolher um PMS para o seu hotel, é importante avaliar necessidades específicas, pesquisar o mercado, comparar opções, solicitar demonstrações e analisar o custo total de propriedade e o retorno do investimento.